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Cómo organizar su papeleo en solo 10 minutos a la semana


Soy un nerd de la organización. No solo la idea de ir a una tienda de suministros de oficina me hace vertiginoso, sino que se me sabe que pasé un verano tórrido y torpe usando mi rotuladora en todo lo que hay en la casa.

A pesar de esta buena forma de vivir, durante años mi caída organizacional fue el papeleo financiero.

Si se encuentra en un estado similar de caos de papeleo, no se preocupe. Puedes domar a la bestia sin tener que sacrificar una semana entera para el proyecto. De hecho, organizar su documentación es un trabajo que puede manejar en 10 minutos a la semana. Así es cómo:

1. Sepa lo que necesita

El primer problema con la documentación financiera es el hecho de que puede ser difícil recordar qué cantidad de dinero debe conservar. El espectro de una auditoría del IRS es suficiente para convertir a cualquiera en un acaparador de documentos, pero mantener todo no es útil si no sabe cómo encontrar lo que necesita.

Antes de comenzar, debe saber qué conservar y qué arrojar.

La regla de un año

La mayoría de sus trámites financieros diarios, tales como talones de cheques, facturas pagas, registros bancarios y estados de cuenta trimestrales de inversión, solo tienen que esperar un año como máximo. Una vez que haya recibido su declaración W2 y anual, puede triturar recibos de sueldo y declaraciones de inversión trimestrales después de asegurarse de que todo sea preciso. A menos que sus facturas y registros bancarios sean necesarios para fines impositivos, también pueden triturarse después de un año.

La regla de los tres años

Probablemente haya escuchado que necesita conservar toda la documentación relacionada con los impuestos durante siete años, pero en realidad es un período de tiempo más largo de lo que el IRS espera del contribuyente promedio. Mientras está atrapado aferrándose a sus declaraciones de impuestos anuales indefinidamente, el IRS no espera que usted mantenga la documentación de respaldo (como informes de fondos mutuos o recibos de donaciones caritativas) durante más de tres años. ¿Qué tiene de especial la marca de tres años? Ese es el número de años que el Tío Sam tiene que iniciar una auditoría para las declaraciones de impuestos regulares.

Una vez que haya pasado tres años, puede triturar los registros, con un par de excepciones: en primer lugar, conserve la documentación que muestre el precio de compra inicial de cualquier acción o fondos mutuos de su propiedad, ya que tendrá que determinar sus ganancias o pérdidas cuando llega el momento de vender. Y segundo, aferrarse a los registros de la casa mientras viva allí (o sea dueño del lugar).

La regla de los siete años

El IRS puede iniciar una auditoría en un plazo de siete años para cualquier contribuyente que haya presentado un reclamo por una pérdida de valores sin valor o una deducción de deuda incobrable. Los contribuyentes que no incluyen hasta el 25% de sus ingresos brutos informables (los servidores de pensamiento u otros empleados que dependen de propinas en efectivo) deben conservar sus registros durante seis años en el caso de una auditoría.

2. Comience a ordenar con tres carpetas

Una vez que comprenda lo que se puede mantener y lo que se puede descartar, es hora de comenzar a organizar. La clave para la organización de 10 minutos es el Método de clasificación rápida, creado por Kimberlee Stokes de The Peaceful Mom. Necesitará tres carpetas manila vacías, etiquetadas AHORA, 10 MINUTOS POR SEMANA y ARCHIVO. Además, desea calentar su trituradora para todos los artículos que no van en ninguna de estas carpetas.

Una vez que tenga el sistema en su lugar, puede dejar sus tres carpetas en un estante de pie junto a la papelera o trituradora y ordenar los artículos en el momento en que llegan por correo.

La carpeta NOW

Aquí es donde colocará los artículos que necesitan atención inmediata, como facturas a pagar, trámites de seguro, renovaciones de licencias y similares. Cuando termine de ordenar toda su documentación durante esta primera etapa de ordenar y purgar, irá a la carpeta NOW y se encargará de todo. Esto probablemente le tomará más de 10 minutos la primera vez, pero lo preparará para organizar sus trámites y pagar sus facturas de una manera mucho más sencilla.

A medida que completa cada elemento en la carpeta NOW, puede mover ese papel a la carpeta FILE para su presentación futura, o a la trituradora. Una vez que tenga su sistema en su lugar, puede colocar los artículos directamente en la carpeta NOW a medida que los recibe, y tome uno o dos minutos cada día para vaciar la carpeta.

La carpeta de 10 MINUTOS POR SEMANA

Esta carpeta contendrá todos los elementos que requieren algún tipo de acción de su parte, pero no necesitan atención inmediata. Por ejemplo, puede poner renovaciones de suscripciones, trámites que requieren la participación de otros miembros de la familia, artículos que no tienen una fecha límite específica y cosas por el estilo.

Una vez que se haya ocupado de los elementos de NOW, los elementos de esta carpeta serán el trabajo que realizará todas las semanas para estar al tanto de sus trámites y mantener sus archivos organizados.

La carpeta FILE

Los artículos que necesita archivar para el futuro entrarán en esta carpeta. Cuando empiece a usar este sistema, la carpeta FILE se llenará bastante, pero eventualmente, encontrará que no queda nada en las dos primeras carpetas. Pasará los 10 minutos cada semana archivando desde esta carpeta.

En cuanto a la presentación, en general, solo necesitará dos sistemas: uno para documentos fiscales y otro para documentos financieros generales. Estos dos sistemas no necesitan ser complejos para ser útiles. Aquí es cómo organizarlos a ambos:

3. Organización de documentos fiscales con tres carpetas

La mayoría de los contribuyentes pueden organizar fácilmente sus documentos fiscales con tres carpetas. Necesitará uno cada uno para obtener ingresos, gastos, deducciones e inversiones.

Carpeta de ingresos

Si trabaja en un solo trabajo tradicional y recibe recibos de pago electrónicos, es posible que ni siquiera necesite una carpeta de ingresos. Pero esto es esencial para las personas con ingresos irregulares, trabajadores independientes, contratistas, personas con múltiples trabajos y cualquier persona que reciba ingresos de inversiones. Tener esta carpeta en su lugar te ayudará a llevar un registro de cada centavo que ganas.

No solo debe depositar todos los talones de cheques en esta carpeta, sino que Dayana Yochim de The Motley Fool también recomienda registrar su ingreso del trabajo en una portada de la carpeta. Esto le dará un método para verificar la precisión de los documentos oficiales a medida que llegan.

Carpeta de gastos y deducciones

Si usted es como la mayoría de las personas, probablemente envíe sus recibos, estados de cuenta y facturas pagadas a una caja de zapatos para clasificar el vencimiento de los impuestos. Es mucho más fácil para su cordura crear una carpeta de Gastos y Deducciones con secciones separadas para que pueda estar más organizado durante todo el año.

Por ejemplo, esta carpeta puede incluir secciones para negocios, donaciones caritativas, cuidado de niños y gastos médicos. Separar todos sus recibos de gastos y deducciones lo salvará de esos momentos horribles en los que no puede recordar por qué guardó un recibo en particular.

También es una buena idea presentar una lista de deducciones fiscales comunes en esta carpeta para que pueda recordar fácilmente qué puede reclamar qué documentos debe guardar.

Carpeta para inversiones

Su carpeta de Inversiones es donde almacenará la siguiente documentación:

  • Registros que demuestren sus contribuciones deducibles de impuestos a cuentas de jubilación.
  • Avisos de dividendos y ganancias y pérdidas de capital.
  • Registros de distribución que recibe cuando toma dinero de cuentas de inversión.
  • Declaraciones anuales.

En general, el IRS no necesitará toda esta documentación para los impuestos del próximo año, pero necesita esta información para futuras declaraciones de impuestos. Por ejemplo, si vende una inversión, tendrá que poder proporcionar documentación sobre esa inversión, y tenerla archivada por año para referencia futura le facilitará la vida.

Organice la información fiscal por año

Una vez que haya archivado sus impuestos cada año, es una buena idea crear una carpeta de archivos etiquetada con el año, donde coloca todo desde sus tres carpetas de impuestos. Cada año, también puede ir a través de su carpeta de archivos de impuestos de cuatro años (u ocho años) y purgar los documentos que ya no necesita. Recuerde, debe mantener el rendimiento real de cada año: solo los documentos de respaldo se pueden fragmentar después de tres o siete años.

4. Organice los documentos financieros generales alfabéticamente

Para todos sus documentos financieros generales, el sistema de archivo más fácil es el recomendado por David Allen en Getting Things Done: archive sus documentos alfabéticamente en carpetas colgantes. Es mucho más fácil encontrar la documentación específica que necesita si sabe buscar una factura de cable en C para Comcast, en lugar de intentar abrir una gran carpeta etiquetada Utilidades.

5. Mantener su organización de papeleo

La organización es un proceso, no un evento. Crear estas carpetas en realidad no te ayudará a terminar la acumulación de papeleo si no puedes mantenerlo. Aquí hay dos maneras de asegurarse de mantenerse al día con sus 10 minutos por semana:

1. Coloque documentos donde los almacene de forma natural

Todos tenemos una tendencia a dejar que nuestro papeleo se acumule en un lugar particular de nuestra casa, como el mostrador de la cocina o la mesa de café. Uno de los problemas al intentar organizarnos es que a menudo tratamos de volver a colocar nuestro papeleo en un lugar "mejor" que donde las cosas se reúnen de forma natural, por lo que pasamos una tarde creando una estación de papeleo en el dormitorio de invitados.

Pero no vas a llevar el correo arriba todos los días después del trabajo, así que no esperes que un sistema de archivo sea sostenible. Cree un sistema en el lugar donde naturalmente gravita, porque es más fácil mantener un hábito que se basa en la forma en que ya usa su espacio.

2. Programe 10 minutos de organización por semana

Organizar la documentación financiera es una tarea importante pero no urgente, por lo que puede caer fácilmente en la trampa de "Simplemente lo haré más tarde". El truco para mantenerse al día con su organización es programarlo de la misma manera que lo haría con una reunión o conferencia telefónica.

A menos que programe un horario específico y lo proteja de otros compromisos, es probable que pierda impulso. Calcule cuándo pasarán sus 10 minutos, escríbalo en su calendario y conserve la cita consigo mismo. Estaras contento de haberlo hecho.

¿Cómo se organizan sus documentos importantes?